現場の空き時間を活用したい 〜 iPad使ってスキマ時間にサクッと書類を作ろう

iPad

「現場から戻ってきて、書類作成したくない。現地で空き時間にできるといいけど...。」


「iPad 使えば、いつでもどこでもラクラク書類作れますよ。」と話してみたら
「iPad 買った！」 と連絡が。


そこで、要望をお聞きしてスキマ時間の活用をご提案。
iPad触るの初めての方です。

ご要望

  • 見積書や写真を、その場からメール送信したい。
  • 現場で作った書類は、自宅で印刷したい。
  • iPadで作成した書類は、コンピュータで管理したい。
  • ついでなんだけど、コンピュータの書類があちこちに散乱しているので整理して欲しい。
ご要望を踏まえてお話ししたこと
  • 現場の空き時間にするなら、場所を選ばず・簡単に・早くできないと続かないでしょうからiPadは最適です。
  • 見積書などは必要な箇所だけ入力して即完成が理想的。ひな形を用意しましょう。
  • （Wi-Fiモデルなので）モバイルルーターで通信環境を確保しましょう。
  • AirPrint対応プリンタがあると、iPadから印刷できてとっても快適です。
  • iPadで作成した書類は、Evernoteに送ってコンピュータで管理しましょう。
  • それから、コンピュータの書類もEvernoteで整理・管理しましょう。

利用する道具

Dropbox 1.4.7（無料）App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Dropbox - Dropbox, Inc.（サイズ: 10.3 MB）

Numbers 1.6（￥850）App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Apple - iTunes K.K.（サイズ: 296.3 MB）

Evernote 4.1.9（無料）App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Evernote - Evernote（サイズ: 20 MB）


偶然にもオススメしたプリンタは既にご利用中でした。このプリンタ（PIXUS MG6230）はファームウェアのバージョンが古いとAirPrintできないのでご注意を。　参照情報: AirPrintの使いかた

iPadを使った現場作業の流れ

1. Dropboxから必要な書類をダウンロード。
2. その書類をNumbersで開いて書類作成。

3.書類ができたら（Numbersから）メールするのですが、最初にプリントからプレビューを表示して、用紙の枠内に収まっているか確認しなければいけません。

[終了]をタップしてプレビューから戻ったら、メールを送ります。

4. 忘れずにBcc:に自分のEvernoteメールアドレスを指定して送信。

現場での時間をうまく活用すれば、戻ってからの事務作業から少し解放されることでしょう。


Dropboxアプリには編集機能がないので、Numbersで開いて編集。Dropboxをひな形書庫のように使います。
また、Dropboxはフォルダ共有機能を利用して、ご要望のひな形をこちらから配布できるようにしました。


書類はメールで送信する希望があったので、メールするならついでに Bcc:にEvernoteのメールアドレスを追記して、保管してしまうのが簡単と思われました。また、コンピュータの書類が整理できていないということも考えると、Evernoteが活躍しそうです。


iPadを導入したことで、かえって時間を消費したとなっては申し訳ないので、しっかりサポートすることにします。
DropboxやEvernoteといった便利なクラウド型サービスは、制約が無ければ上手に利用したいものです。


iPad や iPhone の良い点は、30秒などの短い時間でも作業しようと思えることです。
何かの要因で作業ができなくなっても、後ですぐに中断したときの状態に戻ることができます。わざわざコンピュータを使わなくてもできることなら、スキマ時間にどんどん活用したいですね。